ANEXO VII

TP03: ORGANIGRAMAS, CURSOGRAMA Y WORKFLOW

IDENTIFICACIÓN DEL EQUIPO
Apellido y Nombre	DNI	Observaciones (Reservado para la Cátedra)
SOSA, Cristina Marcela	D.N.I. 22.606.339
DEL RIO, Luis Osvaldo	D.N.I. 10.263.945
LÓPEZ, Ireneo Oscar	D.N.I. 16.008.918

Desarrollar un trabajo Monográfico sobre los siguientes conceptos:

-       Organigrama

-       Cursograma

-       Workflow

1.     Identifiquen y definan brevemente cada uno de los conceptos considerados.

2.     Realice un glosario de los temas desarrollados.

El informe debe estar armado de tal manera que cualquier persona, sin ser conocedor de los temas, pueda entender sobre qué están hablando.

Organigrama:

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

   ·         Desempeña un papel informativo.

   ·         Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.

   ·         En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa.

   ·         Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

   ·         Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

   ·         Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Tipos de organigrama:

   ·         Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

   ·         Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

   ·         Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

   ·         Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

   ·         Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

   ·     Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.

Cursograma

Se trata de la más común y práctica entre todas las clases de diagramas de flujo. Describe el flujo de información en un ente u organización, sus procesos, sistemas administrativos y de control. Permite la impresión visual de los procedimientos y una clara y lógica interpretación.

Simbología y normas del cursograma:

    ·         Círculo: Procedimiento estandarizado.

    ·         Cuadrado: Proceso de control.

    ·         Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.

    ·         Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.

    ·         Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con un doble de ancho que su altura.

   ·        Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etc.). Se grafica con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.

    ·         Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.

    ·         Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.

    ·         Semióvalo: Demora.

    ·         Rombo: División entre opciones.

    ·         Trapezoide: Carga de datos al sistema.

    ·         Elipsoide: Acceso por pantalla.

    ·         Hexágono: Proceso no representado.

    ·         Pentágono: Conector.

    ·         Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios.

·          

Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha.

Workflow:

El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

   ·         Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

   ·         Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular,     estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

   ·         Actividades de coordinación.

Objetivos de un sistema de workflow

   ·         Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información

   ·         Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos

   ·         Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan

   ·         Facilitar la movilidad del personal

   ·         Soportar procesos de reingeniería de negocio

   ·         Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

   ·         Adicionalmente optimizar el servicio.

Sistemas de flujo de trabajo:

                El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process management systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.

Existen en el mercado varios productos como FlowMind, openEDMS, wf.com.mx, cardiff, IBM, etc. Existen muchas metodologías que culminan en la implementación de un sistema de este tipo como son diagrama de roles, BPMN, IDEF0, ciclos de trabajo, etc.

Workflow de aprobación de facturas:

                Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la aprobación manual de facturas de mesa en mesa es algo que las empresas de cierto tamaño han sustituido por flujos de trabajo automatizados de aprobación de facturas, que son aplicaciones que facilitan que a los diferentes usuarios aprobadores de facturas de una organización, les llegue la imagen digitalizada de una factura de manera que puedan aprobarla directamente en la aplicación, direccionarla a otros usuarios o rechazar su aprobación.

                La gestión automatizada de los procesos de gestión y aprobación de facturas busca la maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costes asociados al proceso.